Plantilla de cotización en Excel: cómo armarla bien y cuándo deja de alcanzar

Casi todas las empresas empiezan a cotizar en Excel, y está bien. Es gratis, todo el mundo lo sabe usar y se adapta a cualquier rubro. El problema no es Excel: es que la mayoría de las plantillas se arman en una tarde, a las apuradas, y después se usan durante años.

Esta es la plantilla que armaríamos si empezáramos de cero. Y al final, las señales de que ya te conviene otra cosa.

Dos hojas: una para ti y otra para el cliente

El error más común es tener todo en una sola hoja —costo, proveedor, margen y precio— y "limpiarla" antes de mandarla. Eso depende de que alguien se acuerde de hacerlo todas las veces. Tarde o temprano, alguien no se acuerda.

La solución es separar desde el principio:

Y dos reglas que hacen que la separación funcione:

1. Nunca mandes el archivo .xlsx. Aunque la hoja de costos esté oculta, cualquiera la muestra con dos clics. Al cliente le llega un PDF.
2. Exporta a PDF solo la hoja de la cotización. En Excel: Guardar como → PDF → Opciones → Hojas activas. Si exportas "todo el libro", la hoja de costos también se va en el PDF.

La fórmula del precio

Aquí se pierde plata sin que nadie lo note. Si quieres ganar el 30 % del precio de venta, la fórmula no es costo × 1,3. Es:

=REDONDEAR.MAS(C5/(1-D5); 0)

donde C5 es el costo y D5 el margen (30 %). Con un costo de 350 $:

Fórmula	Precio	Lo que ganas	Margen real sobre la venta
Costo × 1,30	455 $	105 $	23,1 %
Costo / (1 − 0,30)	500 $	150 $	30,0 %

Las dos son válidas, pero miden cosas distintas, y en el equipo todos tienen que usar la misma. La diferencia está explicada con detalle en margen sobre venta o recargo sobre costo.

Dos detalles de la fórmula:

• REDONDEAR.MAS redondea hacia arriba. Un precio de 499,17 $ se ve improvisado; 500 $ no. Y al redondear para arriba nunca bajas del margen que pediste.
• Si tu Excel está en inglés, la función se llama ROUNDUP y el separador es la coma: =ROUNDUP(C5/(1-D5), 0).

Lo que no puede faltar en la hoja que se envía

Una cotización es un documento que el cliente va a usar para comparar y para aprobar. Si le falta alguno de estos datos, va a tener que preguntar, o peor, va a suponer:

Dato	Por qué importa
Número de cotización	Para que los dos hablen de la misma. «La del martes» no sirve.
Fecha de emisión y validez	Sin validez, el cliente puede aprobar en tres meses a los precios de hoy.
Moneda	Si cotizas en dólares y el cliente piensa en bolívares, o al revés, hay pelea al cobrar.
Impuesto por separado	Subtotal, impuesto y total en líneas distintas. Evita el clásico «¿esto incluye IVA?».
Condiciones de pago	Anticipo, contado, a 30 días. Cambia la decisión del cliente y tu flujo de caja.
Tiempo de entrega	Muchas veces pesa tanto como el precio.

La validez merece atención aparte si compras en una moneda y vendes en otra: cuanto más larga, más tiempo cargas con el riesgo del tipo de cambio. Lo contamos en a qué tasa cotizas.

Tres costumbres que evitan la mayoría de los errores

Protege las celdas con fórmula. Revisar → Proteger hoja, dejando libres solo las celdas donde se escribe. Así nadie pisa la fórmula del precio con un número "por esta vez", que después queda ahí para las cotizaciones siguientes.

Guarda una copia por cotización, y no la edites después de enviarla. Si el cliente pide un cambio, haces una copia nueva con otro número o una versión (COT-0142-v2). Si no, dentro de un mes nadie sabe qué precio se le dio.

Lleva un registro aparte. Una hoja simple con número, cliente, fecha, total y estado (enviada, aprobada, perdida). Es la única forma de saber cuántas cotizaciones cierras, y ese número vale más que cualquier otro.

Cuándo la planilla deja de alcanzar

Con una sola persona cotizando y un par de proveedores, una plantilla bien armada funciona durante mucho tiempo. Estas son las señales de que ya no:

1. Copias precios de la lista del proveedor a mano. Cuando la lista llega en PDF o cambia cada mes, alguien tiene que pasarla, y los errores de tipeo terminan en la cotización.
2. Dos personas cotizan a la vez. Y aparecen dos cotizaciones con el mismo número, o archivos como cotizacion_final_v3_ahora_si.xlsx.
3. No sabes qué cotizaciones se aprobaron sin buscar en el correo.
4. Nunca comparas lo que pagaste contra lo que estimaste. El margen de la hoja de costos es una intención; el real aparece cuando llega la factura del proveedor. Con Excel ese cruce casi nunca se hace, porque la compra vive en otro archivo. Lo explicamos en cómo cotizar con varios proveedores.
5. Te da miedo mandar un archivo por si se va algo que no debería.

Si te reconoces en dos o más, la planilla ya te está costando más tiempo (y más margen) de lo que parece.

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ConCoti hace lo mismo que esta plantilla sin que tengas que acordarte de nada: lee la lista de precios del proveedor desde Excel, PDF o una foto, calcula el precio con el margen que elijas en cada línea, numera y guarda cada versión, y le manda al cliente un enlace donde solo ve el precio final. Pruébalo gratis 7 días.